어제 저녁 8시 경 거래처에서 카드단말기가 문제가 생겼다는 전화를 받게 되었습니다. 백업용 단말기를 가지고 가서 15분만에 거래처에 도착하게 되었습니다. 오픈 한지 얼마 안되 집인데 매장에 자리가 꽉찼습니다. 제 앞에 들어가던 손님 일행은 자리가 없어서 다른데로 발걸음을 옮겼습니다.
단말기를 확인해보니 4,5,6번 숫자키가 먹히지 않는 상황이었습니다. 가지고 온 기계로 교체하던 중 한 손님이 카드를 내밀었습니다. 하필 금액이 52,000원이었습니다. 그래서 전화승인을 따게 되었습니다. 카드에 용지를 대고 긁은 후 가맹점 기본 사항을 적고 ARS로 전화를 걸어서 확인하는 것이었습니다.
손님이 많은 매장에서 ARS로 전화승인 따는 것이 어떤지 직접 경험해본 것이었습니다.
몇가지 문제가 있었습니다. 하나는 바로 그 상황에서 가맹점번호를 확인하는 문제가 있을 수 있다는 것입니다. 가맹점을 번호를 모르면 사업자 번호를 통해서 알수 있습니다. 그러나 한 단계를 더 거쳐야 하기 때문에 시간이 걸립니다. 또 다른 하나는 전화 소리가 잘 안들릴 수 있다는 것입니다. 손님이 매장에 꽉 차있다 보니 전화상에서 정확히 들어야 할 가맹점번호나 승인번호를 잘 듣지 못할 정도가 되어버립니다. 정확히 확인하느라 두세번 반복해서 듣게 되었습니다. 가장 큰 문제는 손님을 기다리게 한다는 것입니다. 원래 그 매장은 인터넷 체크기를 사용하느라 카드 입력하면 바로 전표가 나왔습니다. 다행히도 손님이 다 마무리 될때까지 기다리겠다고 말씀을 해 주셔서 고맙게 느껴졌습니다.
보통 납품하는 업종에 종사하시는 분들 중 무선체크기를 사용하지 않는 분들은 전화승인을 많이 이용합니다.
그러나 식당 같은 곳에서는 사용하려고 할 때는 확실히 불편함이 있습니다. 전화승인은 단말기에 문제가 생겼을 때 긴급하게 카드매출을 할 경우에 쓰는 것이 좋을 것입니다. 나중에 은행에 매출전표 접수시키는 것도 상당히 번거로운 일이기도 합니다.
카드 단말기에 문제가 생겼다면 관리직원에게 전화해서 최대한 빠른 시간내에 A/S를 받는 것이 가장 좋은 방법입니다.
**전화승인을 할 때는 몇가지 유의사항이 있습니다.
1. 가맹점 번호를 알고 있어야 합니다.
각 카드사마다 가맹점 개설할 때 번호를 부여해줍니다. 가맹점번호를 모른다면 ARS상에서 가맹점-> 가맹점번호 조회 룰 통해 확인해야 합니다. 시간이 좀 더 걸리게 되는 것입니다.
2. 카드 압인할 때 카드번호, 유효기간,등이 정확히 표시되어야 합니다.
- 카드전표 압인을 하실 때 이 영역이 식별이 가능해야 합니다.
3. 날짜, 사업자번호, 승인번호, 금액 등을 정확히 기재
카드사에 접수된 전표의 내용을 토대로 회원에게 확인을 하기 때문에 정확하게 작성해야 합니다.
4. 서명
단말기로 출력된 전표에 서명을 하는 것처럼 전화승인 압인전표에도 손님의 서명을 받아야 합니다.
5. 카드전표접수
ARS 전화승인 받을 때에도 전표를 은행이나 카드사로 접수시켜달라는 메시지가 나옵니다. 전화승인번호를 받았다고 해서 금액이 자동으로 입금되는 것은 아닙니다. 은행이나 해당 카드상에 압인전표 원본을 접수시켜야 통장으로 입금처리가 됩니다. 전표 접수시기는 전표 발생후 1주일 이내에 접수시키는 것이 좋습니다.